Comment ça marche

La logique générale

Mairalia est organisé autour d'un principe simple : chaque service travaille dans son module métier, et toutes les informations alimentent automatiquement un calendrier partagé visible par toute l'organisation.

Il n'y a pas de saisie double, pas de synchronisation manuelle. Ce qu'un service enregistre dans Mairalia est immédiatement visible - selon les droits de chacun - par les autres services concernés.

Les rôles dans Mairalia

Chaque utilisateur accède à Mairalia avec un rôle adapté à ses responsabilités. Les droits sont configurés lors du paramétrage initial avec vos équipes.

Agent: Saisit ses heures supplémentaires, consulte les évènements auxquels il est affecté, visualise les arrêtés qui concernent son secteur. Pas de droit de validation ni de publication.
Responsable de service: Crée et instruit les dossiers (évènements, arrêtés), valide les heures supplémentaires des agents de son service, consulte le calendrier inter-services filtré par ses périmètres.
DGA / Direction générale: Vue consolidée de l'ensemble des modules. Peut valider les dossiers nécessitant un arbitrage de direction. Accède aux alertes de conflits détectés entre services.
Maire / Cabinet: Accès en lecture à la vision d'ensemble : évènements, agents mobilisés, arrêtés, alertes. Peut paramétrer des notifications pour les dossiers nécessitant une attention particulière.
RH Paie: Reçoit les bordereaux d'heures supplémentaires validés, les vérifie et les intègre dans le système de paie. N'accède pas aux autres modules.
Administrateur: Gère les comptes utilisateurs, les droits d'accès, les paramétrages de la plateforme. Rôle réservé au référent informatique ou au DSI de la commune.

Parcours module Évènements

Le module Évènements gère le cycle de vie complet d'un évènement municipal, de la demande initiale à la clôture.

Dépôt de la demande - Une association, un service ou un élu dépose une demande d'évènement. Les informations de base sont saisies : dates, lieu, nature de l'évènement, interlocuteur.
Instruction - Le responsable du service évènementiel instruit la demande : vérification de la disponibilité du lieu, identification des services à mobiliser (techniques, voirie, RH, communication, police municipale).
Mobilisation des services - Chaque service concerné reçoit une notification et peut confirmer sa participation, renseigner ses besoins ou poser des questions dans le dossier.
Détection des conflits - Le calendrier inter-services analyse automatiquement les autres dossiers en cours. Si un conflit de lieu, de date ou de ressources est détecté, une alerte est générée avant validation.
Validation et publication - Une fois les services confirmés et les conflits résolus, l'évènement est validé. Les informations destinées au public sont publiées sur les canaux configurés.
Clôture - Après l'évènement, les heures supplémentaires effectuées sont rattachées au dossier pour déclaration dans le module HeuresSup.

Parcours module HeuresSup

Le module HeuresSup suit les heures supplémentaires des agents depuis la mobilisation jusqu'à la transmission en paie.

Création de la mobilisation - Le responsable de service crée une mobilisation liée à un évènement ou une intervention. Les agents concernés sont sélectionnés dans le système.
Saisie par l'agent - Chaque agent saisit ses heures effectuées directement depuis son accès Mairalia. L'évènement ou l'intervention est déjà pré-renseigné : pas de ressaisie.
Validation hiérarchique - Le responsable de service valide les heures déclarées. En cas de désaccord, un commentaire peut être ajouté pour rectification.
Validation DGA - Selon le circuit configuré, une validation DGA peut être requise pour les montants significatifs ou les dossiers inter-services.
Transmission RH Paie - Le bordereau validé est transmis automatiquement au service RH Paie, au format compatible avec votre logiciel de paie. La signature électronique est intégrée (Docaposte + DSS eIDAS).

Parcours module Arrêtés

Le module Arrêtés gère les occupations du domaine public et les restrictions de circulation, de la rédaction à la publication.

Création de l'arrêté - Le service voirie ou les services techniques créent l'arrêté : type d'occupation, périmètre géographique, dates, motif, contacts.
Détection des conflits - Mairalia analyse automatiquement les arrêtés et évènements déjà enregistrés sur le même périmètre et les mêmes dates. Tout chevauchement génère une alerte avant publication.
Circuit de validation - Selon la nature de l'arrêté, différents services peuvent être sollicités pour validation : voirie, cabinet du Maire, service juridique, police municipale.
Publication - Une fois validé, l'arrêté est publié. Les restrictions sont transmises automatiquement aux canaux configurés : site de la mairie, outils de navigation (Waze), panneau d'information numérique.
Archivage - L'arrêté publié est archivé avec l'ensemble de son historique de validation, consultable en cas d'audit ou de question d'élu.

Le calendrier inter-services

Le calendrier est la vue centrale de Mairalia. Il agrège en temps réel toutes les informations des trois modules et les présente selon le niveau de lecture de chaque utilisateur.

Ce que le calendrier montre: Les évènements municipaux, les besoins en agents et les mobilisations, les heures déclarées ou à valider, les arrêtés actifs et les occupations du domaine public, les restrictions de circulation, les conflits de période ou de zone détectés, les validations en attente par service.
Visibilité par rôle: Chaque utilisateur voit le calendrier filtré selon ses droits : un agent de voirie voit les arrêtés et les évènements qui concernent son secteur, pas les données RH. Un DGA voit l'ensemble. Le Maire dispose d'une vue synthétique configurable.
Alertes: Les conflits détectés apparaissent en rouge dans le calendrier et génèrent une notification aux services concernés. L'alerte persiste jusqu'à résolution ou décision explicite.

Exemples de conflits détectés

Conflit de zone: Un arrêté de travaux et un évènement sportif prévoient tous deux d'occuper le même tronçon de rue le même week-end. Mairalia le détecte lors de la saisie du second dossier et alerte les deux services concernés avant toute validation.
Conflit de ressources: Deux évènements simultanés sollicitent les mêmes agents du service technique. Le calendrier signale le chevauchement au responsable RH qui peut arbitrer et réaffecter.
Conflit de période: Un marché hebdomadaire et une réfection de trottoir se chevauchent sur la même place. L'arrêté de travaux déclenche une alerte car un arrêté récurrent existe déjà pour ce périmètre.

Paramétrage initial

Avant la mise en service, une à deux journées de paramétrage sont réalisées en collaboration avec vos équipes :

Configuration des services, des rôles et des droits d'accès
Définition des circuits de validation par module
Paramétrage des notifications et des alertes
Intégration avec vos outils existants si applicable (logiciel de paie, site mairie, etc.)
Reprise éventuelle de données existantes

Formation des équipes

Une demi-journée de formation est organisée par module activé, en présentiel ou en visio. Elle est animée par un interlocuteur Mairalia qui connaît votre paramétrage et peut répondre à vos cas concrets.

Une documentation utilisateur est fournie à l'issue de la formation. Des sessions de rappel peuvent être organisées à la demande, notamment lors de l'arrivée de nouveaux agents.

Une question sur votre situation ?

Trente minutes suffisent pour voir comment Mairalia s'applique à votre collectivité. Nous préparons la démonstration à partir d'un cas concret que vous nous soumettez.

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